Priorisieren ist eine der wichtigsten Methoden in meinem Arbeits-, Coaching- und Moderatorinnenalltag. Bei der derzeitigen Aufgaben- und Informationsflut, bei den unzähligen Wahlmöglichkeiten, mit denen wir tagtäglich konfrontiert werden, ist es unerlässlich die richtigen Prioritäten setzen zu können.
Hilfreich ist es, das Priorisieren täglich im Kleinen zu üben, um es im Ernstfall souverän anwenden zu können.
Im Coaching, Zeit- und Selbstmanagementseminar lasse ich die Teilnehmer mit der nachfolgend beschriebenen Methode 10 – 5 – 3 üben, Ranglisten zu erstellen und die richtigen Prioritäten „herauszuschälen“:
Und so geht es!
=> SCHRITT 1: DIE LISTE der WICHTIGSTEN 10
Erstellen Sie im ersten Schritt eine Liste (oder mehrere Listen) der zehn wichtigsten Punkte zu einem Thema.
Zum Beispiel können Sie folgende Listen erstellen:
- Die Liste der 10 wichtigsten Menschen in Deinem Leben!
- Die Liste der 10 wichtigsten Ziele, die Sie im Leben noch erreichen wollen!
- Die Liste der 10 wichtigsten Aufgaben in Deinem Job!
- Die Liste der 10 wichtigsten Kunden aktuell!
- Die Liste der 10 wichtigsten Termine in diesem Jahr!
- Die Liste der 10 Orte, die Sie unbedingt noch in Ihrem Leben bereisen wollen!
- usw.
Solche Listen sind für den einen oder anderen noch leicht zu erstellen. Manch eine/r merkt hier schon, dass es ihr/ihm schwer fällt die richtigen Prioritäten zu finden, teils weil man noch nie darüber nachgedacht hat, teils weil es einfach zu viele Optionen gibt.
Jetzt geht es aber richtig ans Eingemachte.
=> SCHRITT 2: RANGLISTE von Platz 1 bis 10
Nun gilt es PRO LISTE die bisherigen 10 Punkte pro Liste in einer Rangfolge von 1 – am allerwichtigsten bis 10 – gerade noch auf der Liste zu ordnen! Wer oder was landet von den oben erstellten Listen auf den Plätzen 1 bis 3? Welche Punkte sind eher im hinteren Bereich angesiedelt? Nach welchen Kriterien treffen Sie dabei Ihre Entscheidungen?
=> SCHRITT 3: Aus 10 mach 5
Wenn Sie die Rangfolge ernsthaft erstellt haben, sollte Ihnen der nächste Schritt leicht fallen. Wenn Sie vielleicht mit dem Hintergedanken „Ist doch egal, ob Platz 4 oder 6. Hauptsache, es ist auf der Liste.“ die Rangliste erstellt haben, könnte der nächste Schritt ein wichtiger Prüfstein werden. Machen Sie jetzt aus den wichtigsten 10 die wichtigsten 5! Streichen 5 Punkte rigoros von jeder Liste!
Erstellen Sie jeweils eine neue Liste der 5 wichtigsten … (Menschen im Leben, Ziele in Ihrem Leben, Kunden, Aufgaben, usw.) !!!
Die anderen Punkte streichen Sie bitte bedingungslos aus der Liste!
Ohne schummeln! Also nicht einfach 2 Personen oder Aufgaben auf die Plätze 1 bis 5 verteilen! Dies gilt nicht!
Sie sollen bedingungslos priorisieren. Es dürfen wirklich nur 5 Personen, Aufgaben, Ziele usw. übrig bleiben.
- Wer sind also die 5 wichtigsten Menschen in Ihrem Leben?
- Was sind die 5 wichtigsten Aufgaben, die 5 wichtigstens Ziele in Ihrem Job?
- Was sind die 5 wichtigsten Kunden?
(Ist es interessant zu sehen, wer oder was rausfällt?)
Weiter geht es mit
=> SCHRITT 4: Aus 5 mach 3.
Wir sind noch nicht am Ende! Jetzt gilt es noch weiter zu fokussieren und die wirklich wichtigen Prioritäten heraus zu finden.
Dampfen Sie die Liste der wichtigsten 5 jetzt bitte jeweils auf die wichtigsten DREI ein!
Streichen Sie bitte zwei weitere Aufgaben, Personen, Ziele, Orte usw. von Ihren Listen.
Vielleicht können Sie einfach die Plätze 4 und 5 auf Ihrer Rangliste streichen. Manchmal passiert es aber, dass Sie merken, dass Sie an der Rangliste noch einmal etwas ändern müssen. Da tauschen vielleicht Platz 4 und Platz 3 nochmal die Plätze.
Wenn dies so ist, ist es okay. Reflektieren Sie dabei, welche Kriterien eine Änderung Ihrer Prioritäten veranlasst haben.
Sie haben jetzt die Liste(n) der wichtigsten DREI …? Herzlichen Glückwunsch!
Schreiben Sie jetzt Ihre jeweilige Liste der wichtigsten DREI nochmal sauber ab. Versehen Sie Ihre Liste mit einem Datum, denn solche Prioritätenlisten können sich von Zeit zu Zeit immer wieder ändern. Sie zeigen die Prioritäten auf, für welche Sie sich heute und (für die nächste Zeit) entschieden haben.
Und nun zum letzten und entscheidenden
=> SCHRITT 5: Reflektieren und das Handeln darauf auslegen
Wenn Sie jetzt auf Ihre fertige Liste schauen, reflektieren Sie bitte, was wollen Sie in Zukunft in Ihrem alltäglichen Handeln anders machen, um diesen Prioritäten gerecht zu werden?
Stellen Sie sich die Fragen:
- Wenn dies Ihre wichtigsten Drei Menschen im Leben sind, was wollen Sie ab sofort tun, um dem gerecht zu werden?
- Wenn dies die Drei wichtigsten Ziele sind, was unternehmen Sie ab sofort täglich, um sie zu erreichen?
- Wenn dies die DREI wichtigsten Kunden sind, wie wollen Sie ab jetzt mit ihnen umgehen, um diesem Status gerecht zu werden?
- …
Sie können die Listen gern irgendwo deponieren, wo Sie (aber auch nur Sie!) sie regelmäßig einsehen können.
Das erinnert Sie im Alltag gut an Ihre Prioritäten.
Und: Üben Sie das Priorisieren ruhig öfter! Und lassen Sie sich überraschen, wie sich Ihre Prioritäten aufgrund Ihrer Lebenssituationen auch immer wieder ändern können.
Herzliche Grüße
Marion Kellner-Lewandowsky
Ihr Competence & Controlling Coach