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Mit Wunderfrage und ZAK’s zu konkreten Projektzielen

Wenn es im Projektauftakt darum geht, Projektziele und Veränderungsschwerpunkte festzulegen, werden häufig zahlreiche Probleme und Symptome aufgezählt, die es abzuschaffen gilt. Um aus dieser Problemdenke in eine echte Lösungsorientierung zu kommen, überrasche ich Projektteilnehmer oft mit einer Wunderfrage. Beispielsweise bei einem Projekt zur Optimierung des Gemeinkostenmanagement: „Angenommen, ich könnte magisch ein Wunder herbei zaubern und alle ihre Probleme im Gemeinkostenbereich hätten sich aufgelöst, ein idealer Zustand des Umgangs mit den Kosten wäre eingetreten! Was wäre dann konkret anders?“

Nach einer ersten Verwirrung gelingt es mit den Antworten auf diese Frage dann schnell die eigentlichen Zielstellungen des Projektes zu erarbeiten.

So können folgende Aussagen echte Ziele im Gemeinkostenmanagement darstellen:
• „Das Kostenbewußtsein in allen Bereichen und bei allen Kostenverantwortlichen zu stärken.“
• „Die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Kosten sind klar definiert.“
• „Die Einflussgrößen auf die Kosten und Leistungen sind den Verantwortlichen bekannt und werden berücksichtigt.“
• „Die Entscheider haben bei allen Entscheidungen auch den Kostenaspekt im Hinterkopf.“
• „Wir können im Unternehmen besser zwischen „Must-have“ und „Nice-to-have“ Leistungen unterscheiden.“
• „Es gibt Prozesse, die das Thema effiziente Gemeinkosten regelmäßig auf den Tisch bringen und nicht erst, wenn es brennt.“
• „Die Führung fordert und fördert effizientes Handeln in allen Bereichen der Organisation.“
• „Mit dem Reporting wird zukunftsgerichtetes Handeln im Verwaltungsbereich gefördert.“

Bei der weiteren Moderation der Zielerarbeitung achte ich darauf, woran das Erreichen dieser Ziele konkret gemessen werden soll. Dazu eignet sich beispielsweise das ZAK-Vorgehen aus dem Balanced Scorecard-Ansatz von Friedag/Schmidt. Bei diesem werden jedem Ziel (Z) die notwendigen Aktionen (A) und die Kennzahlen (K) zur Erfolgsmessung zugeordnet.

Folgende Fragen eignen sich, um die ZAKs für Ziele und Erwartungen an das Gemeinkostenmanagement zu ermitteln:
Ziel – Hinführen über Wunderfrage (s.o.): Welches konkrete Ziel ist zu erreichen?
Aktionen – Welches konkrete Verhalten, welche Aktionen wollen wir erleben, wenn das Ziel erreicht ist?
Kennzahl – Woran können wir konkret messen, dass das Ziel erreicht (Spätindikator) bzw. das konkrete Verhalten erbracht wird (Frühindikator)?

Hier konkretes Beispiel:
1) Problem: die Kostenstellenleiter interessieren sich nicht wirklich für die Kostenberichte
2) Ergebnis der Wunderfrage: „Ziel wäre ein höheres Kostenbewußtsein“
3) Ziel: Höheres Kostenbewußtsein
4) Aktionen: Das angestrebte konkrete Verhalten: die Kostenstellenleiter fragen schon vorab nach ihren Kostenberichten, wünschen vom Controller ein Gespräch zur Auswertung dazu, tragen ihre Zahlen im Managementgespräch selber vor und machen Vorschläge, wie die Kostenentwicklung optimaler gestaltet werden kann.
5) Kennzahlen: z.B. folgende Frühindikatoren
Anzahl Nachfragen zum Kostenbericht beim Controller,
Anzahl Kostenverantwortliche, die ihre Zahlen selber vortragen,
Anzahl Vorschläge zur Kostenentwicklung (gesamt und durchschnittlich pro Kostenverantwortlichem)
(das direkte Kostenbewußtsein als Spätindikator zu messen bedarf höhere psychologische Künste ;o))

Dieses Vorgehen zur Zielkonkretisierung stellt bereits in der Zieldefinition sicher, dass nicht nebulöse „Hauptsache-das-Problem-ist-weg“ oder „Alle-sollen-mehr Bewußtsein-für XY-haben“-Ziele angestrebt werden, sondern konkrete Verhaltensänderungen anvisiert und deren Erreichen gemessen wird.

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