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Warum die Gemeinkosten eigentlich so gemein sind!

Gerade liegen drei Tage Training zum Fachseminar Gemeinkostenmanagement an der Controller Akademie hinter mir. Drei spannende, anstrengende und begeisternde Tage mit einer aufgeschlossenen, sympatischen Teilnehmergruppe.

Black Box GK Wie immer waren die Erwartungen der Teilnehmer aus den unterschiedlichsten Branchen – wie Automobilzulieferern, Papierherstellern, Lebensmittelindustrie, Energieversorgern und vielen mehr – sehr hoch. Interessant daher die Antworten der Teilnehmer auf meine Frage, was denn alles anders wäre in ihren Unternehmen, wenn „das Gemeinkostenproblem“ gelöst wäre?
* Mehr Kostenbewußtsein,
* Mehr Transparenz und Steuerbarkeit
* Rückhalt vom Top-Management bei der Kostensteuerung in den Verwaltungs- und Servicebereichen, so lauten meist die Antworten der Teilnehmer.

Wie immer gestalteten sich auch die allerersten Reaktionen der Teilnehmer, wenn ich die Drei-Schritt-Methode (Transparenz, Potenziale heben, dauerhaft Steuern) vorstelle. Mehr nicht? Keine Wundermethoden? Nein! Leider nicht! Oder eher ein „zum Glück nicht“. Denn das Problem der Gemeinkosten in der Praxis sind nicht die fehlenden Methoden, sondern die konsequente Anwendung der vorhandenen, eben ein echtes Management der Gemeinkosten. So strapaziert es immer mal wieder einen Teil der Teilnehmer, wenn ich an diesem ersten Tag des Trainings die interne Leistungsverrechnung, die Einführung von Leistungskatalogen, Service Level Agreements, Marktpreisorientierungen und Interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen vorstelle. Klar stimmt jeder zu, dass man statt Kosten Leistungen betrachten sollte. Aber braucht’s dafür wirklich eine Stundenaufschreibung im Verwaltungsbereich?

Am zweiten Tag wird’s immer leichter. Es ging nun darum, Kostenoptimierungsmethoden kennenzulernen und zu erproben. Mit großer Freude gingen viele der Teilnehmer in die Kleingruppenarbeiten ihrer durchgängigen Fallstudie und suchten strukturiert nach Möglichkeiten, die Kostensituation in ihrem Musterunternehmen zu verbessern. Das ist in der Übungssituation vor allem eine kreative Übung mittels Methoden und Checklisten. Dennoch fällt es nicht jedem leicht, das konsequente Infragestellen aller Leistungen, Prozesse, Kostenpositionen anzuwenden. Doch gerade an diesen eigenen Denkmustern und Blockaden wird in der Übung klar, wo die Schwierigkeiten in der Praxis zu erwarten sind. Immer stoßen wir auf Widerstände, Ausreden, Tabus, Inkonsequenzen oder Aussagen wie „Das haben wir doch schon immer so gemacht!“. Genau das ist es, was die Gemeinkosten so gemein macht! So stieß der Abendblock des Trainings über den Umgang mit den menschlichen Hürden im Gemeinkostenmanagement auf großes Interesse. Nach einem kurzen Input zu psychologischen Hintergründen, aber auch Tipps und Tricks im Umgang mit anderen, konnten diese sogleich in kleinen Rollenspielen trainiert werden. Noch beim abendlichen Ausklingen des Tages am „Dorfbrunnen“ wurden die kleinen zwischenmenschlichen Reibereien des Alltages lebhaft diskutiert.

Die Seminarzeit verging für alle wie im Flug. Am letzten Vormittag stand der letzte Punkt meiner Methode – die dauerhafte Kostensteuerung an. Wie schafft man es nun als Controller, das Kostenmanagement in einen dauerhaften Steuerungsprozess zu verwandeln. Nicht wenige Teilnehmer berichten immer wieder, dass nach einmaligen Optimierungsprojekten so nach und nach alles wieder in die alten Bahnen zurückrutscht. Um dies zu vermeiden, gilt es die Veränderung in den gesamten Steuerungsprozess des Unternehmens zu tragen, angefangen auf der strategischen Ebene vom Selbstverständnis der Gemeinkostenbereiche, der Strategie, der Unterstützung und Vorbildfunktion des Top-Managements über operative analytische Planungsprozesse bis hin zu Kennzahlen- und Berichtssysteme, die in regelmäßigen Steuerungsrunden Aktionen auslösen. Meine Leidenschaft für Star Trek Next Generation, die guten Vorsätze von Silvester und ein Märchen vom König halfen uns, all die Ideen und Gedanken in die Umsetzung zu transferieren.

Wieder gingen zum Schluss alle Teilnehmer angefüllt mit Wissen, Ideen, Denkanstößen und Beispielen sehr zufrieden und begeistert aus dem Seminar. Und ich vertraue nun darauf, dass es ihnen gelingt, das Ganze schritt-für-schritt in ihren Unternehmensalltag zu integrieren. Nicht weniger als 25 Instrumente bekommen die Teilnehmer in den 2,5 Tagen Seminar vorgestellt. Aber vor allem überzeugt sie immer wieder der ganzheitliche Steuerungsansatz des Gemeinkostenmanagements und die Berücksichtigung der soft facts bei der Umsetzung und Anwendung der Verfahren.

Und freue mich nun darauf, vielleicht wieder von dem einem oder anderen einen Erfahrungsbericht von der Umsetzung zu erhalten. Auf das die Gemeinkosten bei ihnen nicht mehr so gemein sind!

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