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Wie Sie als Controller die Ergebnisverantwortung beim Manager lassen

Sagt der Controller zum Manager: „Ihre Istkosten liegen aber deutlich über dem Plan!“
Darauf der Manager: „Was weiß ich, was Sie da geplant haben!“

Kennen Sie auch solche oder ähnliche Dialoge?
Nicht selten beschweren sich Controller bei mir darüber, dass einige Führungskräfte, Manager oder Verantwortliche sich spätestens seit es den engagierten Controller im Hause gibt, für Kosten, Zahlen und die Präsentation der Ergebnisse nicht mehr verantwortlich fühlen. Auch intensive Planungsarbeit wird von vielen Führunsgkräften mehr als nervende, unnötige Mehrarbeit für den Controller angesehen.

Nun hat der Controller eine „Ergänzungs- und Unterstützungsfunktion“ (siehe Weber) für die Führung. Und in dieser ist er auch verantwortlich, u.a. das Erstellen der Planungen zu unterstützen, den Planungsprozess zu gestalten, die Kostendaten transparent aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Die Grenze von der Transparenzverantwortung des Controllers zur Ergebnisverantwortung des Managers ist da jedoch fließend.

In der Praxis haben Führungskräfte einen engen Zeitplan. Und so kann es für sie verlockend sein, dem Controller die betriebswirtschaftlichen Führungsaufgaben vollständig anzuvertrauen. Aus falsch verstandenem Verantwortungsbewußtsein, Unklarheit über die eigene Rolle, persönlichen Motiven oder „weil man einfach nicht weiß, wie man damit umgehen soll“ nehmen nicht wenige Controller diese Verantwortung auch erstmal an. Im Extremfall kann das dazu führen, dass Manager sich „fürs eigentliche Geschäft verantwortlich“ fühlen und die Kosten ein nicht dazugehöriges Eigenleben im Controllerbereich führen.

Schnell merken Controller jedoch, dass sie diese Verantwortung nicht tragen wollen und können. Die Zahlen sind nun mal nur übers Geschäft zu verändern. Zumindest auf seriöse Art und Weise.

Damit es Ihnen als Controller gelingt, die Verantwortung dort zu belassen oder dorthin zurückzugeben, wo sie hingehört, helfen folgende Maßnahmen:
1) Werden Sie sich der eigenen Rolle und Verantwortung bewusst! Machen Sie sich persönlich klar, wie Ihre Rolle in Ihrem konkreten Unternehmen realistisch gestaltet sein kann. Was können und was wollen Sie als Controller beeinflussen? Was gehört zu Ihren Aufgaben, was aber nicht? Sie brauchen die innere Klarheit, um nach aussen gut agieren zu können.

2) Wechseln Sie die Perspektive! Gehen Sie mental mal „mit den Mokassins“ der Führungskraft und prüfen Sie aus der Sicht des Managers Ihre Aufgaben und Ihr Verhalten als Controller? Wie nimmt der Manager wahr, wo der Controller die Grenzen seines Bereiches zieht? Was braucht es, um die Verantwortung für die eigenen Zahlen wieder zu übernehmen?

3) Suchen Sie das Gespräch! Von Zeit zu Zeit muss man mal aus dem Tagesgeschäft zurück treten und über Grundsätzliches sprechen. Wie beispielsweise über ein gemeinsames Verständnis zum Controlling. Finden Sie einen geeigneten Moment, um mit einzelnen oder allen Führungskräften über Verantwortungs- und Aufgabenverteilung zwischen Führungskräften und Controllern zu diskutieren. Zeigen Sie die Notwendigkeit und den Nutzen dafür auf, dass die Führungskräfte auch die betriebswirtschaftlichen Aspekte Ihres Geschäftes verstehen und in den dazu gehörigen Prozessen Ihren Teil übernehmen. Machen Sie klar, welche Aufgaben die Controller zukünftig nicht mehr übernehmen werden.

4) Geben Sie den Führungskräften Ihre Zahlen zurück! Lassen Sie die Führungskräfte selber planen, selber berichten, selber kommentieren. Bleiben Sie stark, wenn Aufgaben an Sie abgegeben werden sollen, die nicht in den Verantwortungsbereich des Controllers fallen. Unterstützen Sie, aber nehmen Sie nicht ab! Nehmen Sie – auch rein physisch – die Blätter, die Tastatur, den Presenter nicht in die Hand. Drücken Sie mit Ihrer inneren Klarheit auch körpersprachlich aus, dass diese Dinge zur Führungskraft gehören.

5) Leisten Sie Unterstützung und Hilfestellung! Seien Sie Sparringspartner und Berater für die Führungskräfte. Setzen Sie sich auf Wunsch neben Sie und helfen Sie durch die richtigen Fragen und Tipps. Sprechen Sie Berichte vor Präsentationen mit Ihnen durch. Bereiten Sie sie auf mögliche externe Fragen vor. Gestalten Sie die Systeme, Tools, Berechnungen, Berichte im Controlling vor allem nutzerfreundlich und für Nicht-BWLer verständlich. Schulen Sie die Führungskräfte regelmäßig im Umgang mit den Zahlen und Systemen.

1 Kommentar Schreibe einen Kommentar

  1. Sehr gut geschrieben! Vielen Dank für die ausführlichen Tipps. Ich denke das kann vielen Controllern in der Praxis weiterhelfen sich in ihrer Rolle zu behaupten. Ich freue mich auf mehr solche Artikel und werde folgen.

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