Manchmal kann es gut sein, sich mal wieder auf die Basics zu konzentrieren. Und so soll es für Einsteiger, Neulinge und Neugierige ab und zu einen Artikel zu Controllinggrundlagen in meinem Blog geben.
Den Start bildet das Thema Kostenstellen bilden.
Die Kostenstellenrechnung ist ein Teil der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) innerhalb des internen Rechnungswesens. In der Kosten- und Leistungsrechnung werden die Inanspruchnahme von Produktionsfaktoren und die daran gebundene Erstellung und Verwertung von Leistungen abgebildet. Sie ist eine kalkulatorische Rechnung, die der internen Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und des kalkulatorischen Erfolges einzelner Produkte, Dienstleistungen bzw. von Gruppen derselben dient.
Die KLR wird in Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung gegliedert. Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Produktionsfaktoren im Betrachtungszeitraum verbraucht wurden, also welche (Art von) Kosten angefallen sind? Die Kostenarten werden dabei nach Art der verzehrten Wirtschaftsgüter gegliedet (Material-, Personal-, Anlagen-, Dienstleistungskosten und weitere). Detaillierter als in der Gewinn- und Verlustrechnung des externen Rechnungswesens kann man erkennen, ob nun beispielsweise die Reise-, die IT- oder die Bewirtungskosten im letzten Abrechnungszeitraum gestiegen sind.
Die Kostenstellenrechnung zeigt auf, wo im Unternehmen Kosten angefallen sind, welche nicht direkt den Endprodukten oder dienstleistungen zugeordnet werden können.
In der Kostenträgerrechnung wird deutlich, welche Kosten in ihrer Höhe, den (End-)Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens direkt oder indirekt zugeordnet werden können. Diese ist dann Ausgangspunkt für differenzierte Erfolgsbewertungen der einzelnen Produkte und Dienstleistungen. Um die Frage zu beantworten, ob ein ein Produkt rentabel ist oder nicht, müssen die Erlöse eines Produktes den zugeordneten Kosten aus der Kostenträgerrechnung für einen bestimmten Abrechnungszeitraum gegenübergestellt werden.
Oft werde ich nun in der Praxis gefragt: Wie bilde ich sinnvoll Kostenstellen? Wieviele müssen/sollen es sein? Und wie sollen sie strukturiert sein?
Da die Kostenrechnung nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zur produktbezogenen Erfolgsrechnung (Kostenträgererfolgsrechnung) ist, hängt die Beantwortung dieser Frage von ihren Zielstellungen hinsichtlich der internen Kostentransparenz ab.
Alle Kosten, welche nicht direkt den Endprodukten zugeordnet werden können (Gemeinkosten) laufen über die Kostenstellen. Von dort aus sollen sie über mehr oder weniger „gerechte“ Verrechnungen, Verteilschlüssel oder Umlagen den Endprodukten zugeordnet werden.
Meist orientieren sich Kostenstellen dabei an den funktionalen oder organisatorischen Strukturen des Unternehmens, wie beispielsweise dem Organigramm. Damit haben sie gegenüber den Kostenarten (und häufig auch den Kostenträgern) einen klaren Vorteil: es gibt meist einen eindeutigen Kostenverantwortlichen. Eine gute Grundstruktur des Kostenstellenplanes kann man also bereits mit dem Unternehmensorganigramm bereitstellen.
Kostenstellen werden unterschieden nach Endkostenstellen und Vorkostenstellen sowie Haupt-, Neben- und Hilfskostenstellen.
Endkostenstellen sind direkt am Ende der Wertschöpfungskette des Unternehmens und erbringen Ihre Leistungen direkt für die Endprodukte und dienstleistungen.
Vorkostenstellen geben dagegen ihre Leistungen an andere Kostenstellen ab, bevor diese weiter bis zu den Endprodukten und dienstleistungen gewälzt werden.
Endkostenstellen sind entweder Haupt- oder Nebenkostenstellen, je nachdem ob sie Hauptprodukte und dienstleistungen des Unternehmens bedienen oder Nebenprodukte und dienstleistungen (beispielsweise Kuppelprodukte).
Vorkostenstellen sind immer Hilfskostenstellen. Sie können entweder allgemeine Hilfskostenstellen sein, die für alle Unternehmensbereiche Leistungen erbringen (Beispiel Personalwesen, Controlling, Interne Revision, Gebäudedienste etc.). Sie können aber auch nur für einen eingegrenzten Unternehmensbereich relevant sein, wie beispielsweise die Arbeitsvorbereitung der Fertigung (=Fertigungshilfskostenstelle).
Kostenstellen können nach folgenden Kriterien gebildet werden:
nach funktionalen und räumlichen Aspekten (Organigramm oder Regionalstrukturen)
nach Verantwortung für den Kostenanfall
nach Kostenträgerzuordenbarkeit.
Die funktionale Gliederung ist in Deutschland häufig vorzufinden, wobei die Kostenverantwortung dabei in der Regel integriert ist. Es werden dann Materialstellen (z.B. Einkauf, Lager, etc.), Fertigungstellen (z.B. Gießerei, Dreherei, Endmontage), Vertriebsstellen (z.B. Verkauf, Marketing, Verkaufslager, Kundenservice), Verwaltungsstellen (z.B. Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung, Controlling, Interne Revision, Personalwesen), Forschungs- und Entwicklungskostenstellen (z.B. Labor, Konstruktion, Patenzwesen) und allgemeine Kostenstellen (z.B. Gebäudemanagement, Fuhrpark, Kantine, Betriebsfeuerwehr) unterschieden.
Wichtig ist es bei der Kostenstellengliederung ein angemessenes Maß zwischen Detailliertheit und pragmatischer Gliederung zu finden. Durch eine hohe Detaillierung kann die Weiterverrechnung der Kosten auf die Kostenträger genauer und nachvollziehbarer erfolgen. Der Preis dafür ist aber ein hoher Verwaltungs- und Verrechnungsaufwand. Eine komprimierte, pragmatische Gliederung ist gut zu handhaben, kann aber die Transparenz und Informationsdichte der KLR einschränken.
In der Regel können Sie in ihrem ERP-System(SAP&Co.) Kostenstellenpläne mehrstufig ablegen. Denken Sie beim Anlegen Ihres Kostenstellenplanes daran, dass die nächste Organigramm-Änderung ihres Unternehmens garantiert kommt! Auf der obersten bzw. den oberen Ebene(n) sollten Sie Kostenstellengruppen daher möglichst allgemeingültig angelegen, um auf dieser Ebene auch langfristige Vergleiche und Analyse zu ermöglichen.
Beispiel für eine Kostenstellenstruktur
* Kostenstellenplan
** Allgemeine Hilfskostenstellen
*** Gebäude
*** Soziale Einrichtungen
*** Energieerzeugung
*** Transportwesen
*** Instandhaltung
*** F&E
** Materialkostenstellen
*** Einkauf
*** Lager
** Fertigungskostenstellen
*** Fertigungshilfskostenstellen (z.B. Arbeitsvorbereitung)
*** Fertigungshauptkostenstellen
*** Fertigungsnebenkostenstellen
** Vertriebskostenstellen
*** Verkauf
*** Werbung
*** Versand
** Verwaltungskostenstellen
*** Geschäftsführung
*** Rechtsabteilung
*** Personalwesen
*** Finanzen und Controlling
*** IT und Organisation
Auf der vierten Ebene dieser Struktur finden sich dann als detaillierte Untergliederung die eigentlichen Kostenstellen wieder.
Quellen und Literaturhinweise:
Hummel, Männel: Kostenrechnung 1 Grundlagen, Aufbau und Anwendung. Gabler Verlag.
Ebert: Kosten- und Leistungsrechnung. Gabler Verlag